Prawdę mówiąc inaczej wyobrażałem sobie nasz powrót do aktywnego blogowania. Od dłuższego czasu pracujemy nad nową wersją usługi Admify i kolejnymi dodatkami, więc planowaliśmy większy wpis i restart bloga z tej właśnie okazji. Życie jednak weryfikuje nasze plany, dlatego też zdecydowaliśmy się popełnić poniższy wpis ze względu na zapytania dotyczące epidemii koronawirusa COVID-19 i jej wpływu na zebrania roczne wspólnot mieszkaniowych.
Na wstępie warto przytoczyć, że Ustawodawca w Ustawie o Własności Lokali (UoWL) nałożył na Zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną, obowiązek zwołania zebrania rocznego wspólnoty mieszkaniowej „co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.”
Nie nałożył natomiast obowiązku osobistego kontaktu.
W naszym rozumieniu, celem UoWL nie jest zmuszanie właścicieli lokali we wspólnocie do osobistego kontaktu przynajmniej raz w roku – co jest w oczywistej sprzeczności z ostatnimi zaleceniami Rządu RP, tj. ograniczania kontaktów z innymi osobami, pozostaniem w domach, tzw. social distancing’u – lecz spowodowanie, że przynamniej raz w roku pochylą się nad istotnymi kwestiami dotyczącymi ich wspólnoty, a kwestie przekraczające zarząd zwykły przegłosują w formie uchwał.
Dla przypomnienia, główne cele zebrania rocznego to:
- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
- ocena pracy zarządu lub zarządcy,
- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium
Powyższe rozumowanie potwierdza stanowisko Ministerstwa Rozwoju w tej kwestii:
Zgodnie z ustawą o własności lokali zebrania wspólnot powinny być zwołane do końca marca br. Takie spotkania często organizowane są w placówkach szkolnych, które pozostają zamknięte do 25 marca. Biorąc pod uwagę aktualną sytuację oraz zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego o unikaniu skupisk ludzi, termin zwołania zebrań może zostać przesunięty.
Przełożenie zebrania na termin późniejszy, umożliwiający jego prawidłową i bezpieczną organizację, nie podważy ważności podjętych na nim uchwał.
W razie konieczności pilnego podjęcia przez wspólnotę mieszkaniową uchwały, możliwe jest zebranie głosów właścicieli lokali w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez organizowania zebrania właścicieli.
https://www.gov.pl/web/rozwoj/roczne-zebrania-wspolnot-mieszkaniowych-moga-zostac-przelozone
Jak zorganizować zebranie roczne wspólnoty mieszkaniowej w trybie online?
W zdecydowanej większości wspólnot głosy pod uchwałami zbierane są właśnie w trybie indywidualnym, czyli w praktyce obiegowo. Te wspólnoty, które korzystają z rozwiązania Admify – mała #kryptoreklama 😉 – mogą nad uchwałami głosować w trybie online, co jest zdecydowanie praktyczniejsze, łatwiejsze i wygodniejsze.
Jeżeli dodatkowo zarząd i administracja wspólnoty zdecydują o przeprowadzeniu zebrania rocznego w trybie online z wykorzystaniem wideokonferencji, a głosowanie nad uchwałami będzie odbywało się online, to zebranie roczne może odbyć się praktycznie bez przeszkód (w zgodzie z zaleceniami postępowania w obliczu pandemii koronawirusa #ZOSTAŃWDOMU 😷) i z dowolnego miejsca (nawet z domowej kanapy lub wanny).
Jeżeli poszukujecie narzędzi wspierających przeprowadzanie wideokonferencji, to znajdzie się ich parę: Hangout Meet od Google, Teams od Microsoft, Webex od Cisco, Join.me lub Zoom.us.
Osobiście poleciłbym aplikację Zoom lub Webex. Biorąc pod uwagę fakt, że rzadko kiedy spotyka się wspólnoty, w których na zebraniach rocznych pojawia się ponad 100 właścicieli, to dostępne darmowe wersje Zoom i Webex powinny być wystarczające. Jeżeli zanosi się na większą frekwencję, to dostępna jest wersja płatna – na szczęście dotyczy tylko organizatora spotkania. Co przy dużej wspólnocie, będzie stanowiło pomijalny koszt.
Jeżeli wideokonferencja, to zbyt skomplikowana logistycznie sprawa, to zawsze pozostaje możliwość przeprowadzenia klasycznej telekonferencji. Tutaj z pomocą przychodzą operatorzy telefonii komórkowej, którzy udostępniają usługę telekonferencji, z reguły bezpłatnie.
Niektóre nowe telefony wspierają prowadzenie połączeń grupowych, więc można kolejno dodawać do połączenia następnych rozmówców, ale przy dużej grupie będzie to uciążliwe. Mostek telekonferencyjny będzie w tym przypadku zdecydowanie wygodniejszy.
Warto też pamiętać o netykiecie i dobrych praktykach efektywnych spotkań online:
- jakość dźwięku jest istotniejsza niż jakość wideo, więc jeżeli jakość dźwięku nie jest zadowalająca, to po prostu nie korzystajcie z wideo, lub wdzwońcie się korzystając telefonów komórkowych,
- jeżeli chcecie uniknąć dźwięków i szumów z tła (odgłosy z pokoju dzieci, odkręcony kran z wodą w wannie) wyciszaj swój mikrofon, chyba, że jesteś akurat osobą, która mówi.
Grafika: Unsplash.com
